Dit is Demand Driven SCM – deel 2

In deel één van dit vierluik hebben we vastgesteld dat ‘Demand Driven’ alignment essentieel is om de service paradox te doorbreken. Alhoewel goed gestelde doelstellingen en KPIs hierbij een belangrijke rol spelen, is hun reikwijdte beperkt. Gelukkig blijkt er nog een knop om aan te draaien. Die knop heet ‘beslismoment’. In deel 2 van dit vierluik ontvouwen we het belang van het juiste ‘beslismoment’ bij het verkrijgen van ‘Demand Driven’ alignment.

Laat als het moet, vroeg als het kan

Beslismoment is het moment waarop de beslissing wordt genomen. Dit kan vroeg zijn of laat. Dat wil zeggen lang voordat de keuze effect moet hebben of kort daarvoor. Bij voorkeur beslissen we vroeg als de informatie al vroeg betrouwbaar is, maar laat als de informatie pas laat betrouwbaar is. In de praktijk blijkt dit echter nogal eens niet het geval en is sprake van de ‘planningsmismatch’.

Uit de beslismatrix blijkt dat deze planningsmismatch voorkomt in twee varianten:

  1. te vroeg beslissen – keuzes (moeten) worden gemaakt terwijl betrouwbare informatie ontbreekt;
  2. te laat beslissen – beschikbare informatie blijft onbenut waardoor beslissingen onnodig uitblijven.

Te vroeg beslissen

In de eerste variant van de planningsmismatch zal de beslisser uit eigenbelang er begrijpelijkerwijs al snel voor kiezen eerst zijn eigen risico te mitigeren. Zo zal een productiemanager geconfronteerd met variabele vraag en onbetrouwbare forecasts teneinde efficient én betrouwbaar te zijn geneigd zijn lange levertijden afgeven en capaciteit conservatief plannen. Terwijl om tekorten te voorkomen commercie de forecast wat zal aandikken en een voorraadplanner iets eerder en iets meer zal bestellen.

In geval van voorraadgedreven ketens geldt bovendien dat de aanwezige onzekerheid en lange levertijden als katalysator dient van nog meer variatie en onzekerheid stroomopwaarts. Juist de combinatie van onzekerheid en lange levertijden is immers de primaire bron van het beruchte opslingereffect (the bullwhip effect). [zie ook: Het bullwhip effect getemd]

Bekende voorbeelden van te vroeg beslissen zijn de producent die zijn capaciteit moet plannen en de voorraadplanner die zijn orders moet plaatsen op basis van een onbetrouwbare prognose.

Al met al blijkt de eerste variant van de planningsmismatch een verre van ideale situatie. Alignment is ver te zoeken. Plannen zijn al achterhaald voordat de inkt droog is en ad-hoc herstelacties zijn eerder regel dan uitzondering. De gevolgen laten zich raden: lange onbetrouwbare levertijden ondanks hoge kosten en/of nee-verkopen ondanks hoge voorraden, een hoop gedoe en niet zelden vingerwijzen en wantrouwen over en weer.

Te laat beslissen

In de tweede variant van de planningsmismatch laat de beslisser zelf na vroeg beschikbare betrouwbare informatie te benutten om vroeg risicoloze beslissingen te nemen.

Voorbeelden van de tweede variant zijn het nalaten met afnamegaranties leveranciers vroegtijdig volumezekerheid te verschaffen en in geval van volgordeafhankelijkheid productievolgordes vooraf vast te zetten in zogenaamde rythm wheels.

Ook de tweede variant van de planningsmismatch is verre van ideaal. Natuurlijk is het zonde geen gebruik te maken van het efficiency potentieel van vroege risicoloze beslissingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het eerder genoemde rythm wheel. Het is echter pas echt spijtig als je bedenkt dat je met een vroege risicoloze beslissing anderen mogelijk al vroeg wel voldoende zekerheid had kunnen verschaffen voor een juiste beslissing. Denk hierbij aan de eerder genoemde afnamegarantie. Te laat beslissen of beter nalaten vroeg te beslissen en zekerheid te geven door de een kan dus resulteren in te vroeg moeten beslissen door de ander. De tweede variant van de planningsmismatch blijkt veroorzaker van de eerste variant!

Planningsmismatch is recept voor ellende

De planningsmismatch blijkt dus een recept voor teleurstelling en ellende en bron van misalignment. Willen we de service paradox doorbreken dan zullen we aan de planningsmismatch moeten ontkomen.

Mocht u te maken hebben met de planningsmismatch dan weet u dus waar u de komende tijd aan moet werken. De vraag of er in uw proces, of beter in uw keten, sprake is van de planningsmismatch kunt u overigens simpelweg beantwoorden door u af te vragen of er in uw keten belangrijke beslissingen worden genomen terwijl betrouwbare informatie ontbreekt en/of belangrijke beslissingen uitblijven terwijl beschikbare informatie onbenut blijft. Luidt het antwoord ja dan herkent u ongetwijfeld ook de zojuist beschreven symptomen. Werk aan de winkel dus. De vraag is hoe?

Nu we bekend zijn met het begrip planningsmismatch én de noodzaak hieraan te ontkomen is het in deel drie van dit vierluik tijd ons te bekommeren om wat te doen om er aan te ontsnappen.

Dit was het tweede deel van ons vierluik over Demand Driven SCM. Wilt u hier meer over weten neem dan contact op met Alex Tjalsma via a.tjalsma@involvation.com