Wakker liggen van de aanschaf van S&OP/IBP software?

Gartner signaleert dat de toepassing van supply chain software blijft accelereren. Een bevestiging van mijn gevoel en aanleiding om wat reflecties op papier te zetten. Er gebeurt inderdaad ontzettend veel in de S&OP/IBP software wereld. Functionaliteiten verbeteren snel en bedrijven menen dat ze niet achter kunnen blijven. Er moet een software tool aangeschaft worden… Maar welke dan? En hoe doen we dat dan? En wie kan daarbij helpen? Keuzestress die leidde tot slapeloze nachten in deze hete zomer. Het is en blijft belangrijk om het hoofd koel te houden en te blijven denken vanuit de basis (processen) en hulp te zoeken op die terreinen waar de kennis niet in huis is.

De supply kant : S&OP/IBP software aanbod

Er zijn een aantal redenen waarom er aan de aanbodkant zoveel ontwikkeling is. Ten eerste maken tools een stormachtige ontwikkeling door. Technologische ontwikkelingen hebben hier de positieve spin-off dat functionaliteiten sterk verbeteren. Veel van de huidige tools zijn inderdaad veel beter en kunnen veel meer dan een aantal jaren geleden. Dit blijft voorlopig ook doorgaan. Ten tweede zijn er IT-technische redenen om bestaande tools tegen het licht te houden of om over nieuwe tools na te denken. Het gaat immers naar de cloud (zie ook Gartner), het wordt mobile en waarom niet naar SAAS…

De demand kant: behoeftes van bedrijven

Aan de bedrijvenkant zien we ook een aantal ontwikkelingen die de druk verhogen om een keuze te maken. Allereerst zit de conjunctuur mee. Er is gelukkig weer ruimte voor investeringen en upgrades. En de drukte in de bedrijven zorgt ervoor dat de planningsdruk alleen maar toe is genomen, we hebben tools nodig als hulpmiddel. Een tweede reden is dat veel bedrijven stappen aan het zetten zijn in hun S&OP/IBP maturity. Kon je in de eerste fases nog wegkomen met bestaande of Excel oplossingen, op een gegeven moment is er een structurelere tool-oplossing nodig. Dat moment komt voor veel bedrijven nu snel dichterbij.

Hypes en kansen

Naast de supply en demand redenen zijn er nog een aantal redenen waarom de hectiek rondom software zo toegenomen is. Ten eerste zijn er de hypes en hype-woorden: big data / Artificial Intellicence / analytics / Internet-of-things / platforms / multi-enterprise tools / blockchain / etc. Zijn dit enkel hypes of zijn ze ook relevant? Natuurlijk zijn er een groot aantal ontwikkelingen zeer relevant. Echter in de software-wereld worden alle hype termen aangewend om de potentiële koper onzeker en/of koopwillig te maken. Wie wil er achterblijven? Laten we maar iets kopen waarmee we klaar zijn voor de toekomst….Een tweede aspect heeft te maken met de software markt zelf. Op het moment dat een sterke en dominante speler moet gaan veranderen ontstaat er een “window of opportunity” voor andere spelers. In de huidige situatie gaat het over SAP (einde APO; intro HANA/IBP).  Bijna alle andere spelers ruiken bloed en willen graag in het (mogelijke) gat springen.

Bureau WC-eend

Er is dus een veelvoud aan redenen waarom aanschaf of vervanging van een S&OP/IBP software tool op de agenda kan komen te staan. En hoe pak je dat dan aan? Hoe krijg je overzicht en inzicht? Alles zelf doen of een bureau in de arm nemen? We zien hier dat de druk vanuit de software kant ertoe geleid heeft dat er meerdere concullega’s zijn gaan samenwerken met software leveranciers. Prima als je die specifieke software (leverancier) wilt aanschaffen maar niet als je objectieve hulp nodig hebt om een keuze te maken. Zeker niet als het niet bekend is dat er maar 1 software leverancier achter een bureau zit. Typisch gevalletje van: wij van WC-eend….

Verkeerde keuzes zijn desastreus

Ook bij dit keuzeproces geldt immers weer dat reparatie en/of berouw achteraf erg duur leergeld kan zijn. Een recent voorbeeld is het drama-verhaal van Lidl, dat een ERP implementaties na 7 jaar ploeteren heeft stop gezet. Is de software niet goed? Nee, de tools zijn vrijwel altijd wel goed. Wat meestal mis gaat is de keuze van een passende tool en/of de aanpak van de implementatie. Tevens zien we vaak dat tools niet optimaal of zelfs verkeerd gebruikt worden. Een bekend voorbeeld wat we vaak tegenkomen is planning op middellange/lange termijn op een detailniveau die geen informatie maar enkel werkverschaffing oplevert. Frustratie alom en resultaten die niet gehaald worden. Sterker nog, de kloof tussen supply chain en sales lijkt soms nog groter te worden na implementatie van een nieuwe tool.

Hoe wel aan te pakken?

Bezint eer ge begint. Er kunnen zeer goede redenen zijn waarom een aanschaf van een S&OP/IBP tool hoog op de agenda staat. Daar ligt de eerste taak: hebben we het doel inderdaad scherp? Zijn we er allemaal (niet alleen de Supply Chain functie) van overtuigd dat we de stap moeten zetten? Benader het zoals je elke grote investering zou benaderen, met een professionele projectaanpak. Het is niet iets wat je een collega vraagt “er even bij te doen”. Denk goed na waar kennis intern aanwezig is en waar je kennis in op wilt bouwen. Maak keuzes; tijd en energie zijn kostbaar. Het is voor veel Supply Chain enthousiastelingen verleidelijk om ladingen software pakketten en leveranciers te leren kennen en langs te laten komen. Veel te vaak zien we dat er al gesprekken zijn geweest met leveranciers waar wij op voorhand van wisten dat ze voor dat bedrijf/die bedrijfstak verspilde moeite waren. Choose your battles; waar je eigen mensen waarde kunnen toevoegen is inzicht geven in de eigen bedrijfscultuur, processen, rapportages, verbeteringen, organisatie, etc. Laat een onafhankelijke expert je begeleiden bij het inzicht geven in de mogelijkheden aan de software kant. Zij hebben kennis van de markt. Zij kennen de historie van pakketten, van leveranciers. Weten wat wel/niet succesvol was en om welke redenen. Hoe eerder je van een relevante long list naar een concrete short list komt hoe meer je gezamenlijk (expert en eigen mensen) tijd kunt steken in een zorgvuldig keuzeproces en implementatie voorbereiding.  Besef, het  zijn serieuze veranderingstrajecten, geen  technische trajecten. Wij zijn zelf vaak betrokken bij deze trajecten en werken samen met klanten om de verbeteringen dan ook daadwerkelijk te realiseren. Liggen we dan niet meer wakker? Toch wel, uit enthousiasme om de volgende verbeteringen te implementeren…