S&OP en IBP capability building en de rol van serious gaming

Van S&OP kun je stellen dat het invoeren ervan eenvoudig maar niet gemakkelijk is. In essentie is het proces geen rocket science; het balanceren van vraag en aanbod op de korte en vooral middellange termijn zou toch niet al te moeilijk moeten zijn, al wijst de praktijk toch vaak anders uit en blijkt vooral het op orde krijgen van data lang niet altijd triviaal. De grootste uitdaging is en blijft in veel gevallen echter het creëren van een dusdanig goed proces dat er blijvende buy-in van alle stakeholders ontstaat.

De volgende stap in S&OP maturiteit, naar IBP, kan in de praktijk snel complex worden. Het aan elkaar knopen van volume en geld op topline is in veel bedrijven al niet eenvoudig door complexe prijsstructuren, richting bruto marge wordt het vaak echt ingewikkeld. Data en systeemaspecten zullen een implementatieproject daardoor al snel gaan overheersen, waarmee ook de doorlooptijd flink zal oplopen.

Het levensgrote risico: wat oorspronkelijk startte als een business-initiatief wordt een langlopend IT en supply chain project en de business verliest haar interesse. Desastreus voor ieder initiatief en al helemaal bij IBP; zelfs al is het technisch succesvol, zonder buy-in van alle stakeholders gaat IBP niet vliegen.

S&OP/IBP change model

Om deze redenen past Involvation voor S&OP en IBP projecten steevast haar beproefde S&OP change model toe, om zo van de visie van “one set of numbers” te komen tot een werkend proces dat echt bijdraagt aan het realiseren van de strategie en winstgevendheid van het bedrijf. In deze aanpak worden steeds vier aspecten beoordeeld en geadresseerd:

  1. “Meaning”: Zorg dat alle betrokkenen begrijpen waarom het ook voor hen belangrijk is.
  2. “Willingness”; Zorg voor commitment en actiebereidheid.
  3. “Logic”; Zorg dat proces, organisatie, data en systemen op orde zijn.
  4. “Ability”; Zorg ervoor dat alle betrokkenen over de juiste vaardigheden en competenties beschikken.

Al deze vier aspecten moeten in orde zijn; is één ervan nul, dan is de kans op succes minimaal.

Kracht van serious gaming

Zowel om commitment voor S&OP of IBP te creëren als voor het zorgen voor de juiste vaardigheden kan serious gaming een belangrijke rol spelen. Je kunt iemand wel uitleggen waarom een proces belangrijk is, maar de vraag is in hoeverre die boodschap werkelijk aankomt. De macht van rationele argumenten, liefst overgebracht via PowerPoint, is nu eenmaal beperkt. Door mensen iets zelf te laten ontdekken en ervaren wordt de kans op succes sterk vergroot. In de werkelijke wereld is dit lang niet altijd haalbaar, maar in de juiste virtuele omgeving blijkt dit uitstekend te kunnen werken.

Voor S&OP/IBP training en continu verbeteren zijn simulatie en serious gaming bijzonder krachtige hulpmiddelen. S&OP en IBP leer je het best door het te doen en dan feedback te krijgen, maar door de traagheid van deze processen (typisch maandelijkse cycli) gaat ook het leerproces extreem langzaam. Continu verbeteren in slow motion dus, met als levensgroot gevaar dat het daardoor niet echt gebeurt.

Lange horizon

Daarnaast is ook de lange beslishorizon een probleem; in S&OP/IBP wordt zomaar 6-12 maanden vooruit gekeken en worden beslissingen genomen waarvan de resultaten dus ook pas maanden later duidelijk worden. Het is dan maar zeer de vraag of een effectieve feedback-loop wel haalbaar is. Kun je zoveel maanden later nog echt beoordelen of een bepaalde beslissing optimaal was en kun je daar dan ook nog wat van leren? In theorie ongetwijfeld, maar in de praktijk is het maar zeer de vraag of dit ook gebeurt.

Ook hier kan serious gaming weer van pas komen, zeker in combinatie met de “Magic Circle”. Hierin volg je via specifieke scripts een aantal maal een leercyclus die uit vier stappen bestaat. Door dit in een virtuele omgeving te doen en met de juiste begeleiding, kun je in zeer korte tijd een aantal S&OP/IBP cycli doorlopen en deze steeds een stap verbeteren. Door een realistische gesimuleerde omgeving in te zetten, kun je de feedback-lussen terugbrengen van vele maanden naar enkele uren. Door de ‘Magic Circle’ toe te passen, kun je de feedback-lussen ook echt sluiten, zelfs als deze functie-overschrijdend zijn en betrekking hebben op langetermijnstrategieën. Door simulaties toe te passen, kunnen we eindelijk echt leren door te doen, zelfs in S&OP en IBP.

 

Conclusie

Zijn simulatie en serious gaming de ultieme oplossingen voor het bouwen van S&OP/IBP competenties en continu verbeteren? Uiteraard niet; het zijn complexe processen die een mix van formeel leren, coaching, PDCA-cycli, etc. vereisen. Maar een representatieve simulatie biedt een krachtig platform om de S&OP of IBP-competenties in je bedrijf echt een boost te geven. En tot slot kan het het leren ook leuk maken; niet onbelangrijk als je ook op zoek bent naar echte buy-in!